Behandling af personoplysninger i personaleforhold

Ifølge artikel 13 og 14 i databeskyttelsesforordningen skal vi give dig en række oplysninger, når vi behandler personoplysninger om dig.

Vi skal give dig følgende oplysninger:

• Kontaktoplysninger
• Formålene med og retsgrundlagene for behandlingerne
• Kategorier af personoplysninger
• Modtagere af personoplysninger inden for EU/EØS
• Modtagere af personoplysninger i tredjelande eller internationale organisationer
• Kilder
• Opbevaring
• Automatiske afgørelser og profilering
• Dine rettigheder
• Klage til Datatilsynet

Nedenfor finder du yderligere information om de oplysninger, du skal have.

Hvis du har spørgsmål til vores behandling af dine personoplysninger, er du velkommen til at kontakte os via de kontaktoplysninger, der fremgår nedenfor.

Kontakt

Danske Fragtmænd A/S er dataansvarlig for behandlingen af de personoplysninger, som vi har modtaget om dig.

Danske Fragtmænd A/S
Tomsagervej 18
8230 Aabyhøj
Danmark
CVR: 3061 1756

Spørgsmål til vores behandling af personoplysninger

Hvis du har spørgsmål til vores behandling af dine personoplysninger, er du velkommen til at kontakte databeskyttelsesrådgiveren.

Du kan kontakte databeskyttelsesrådgiveren via e-mail dpo@fragt.dk eller telefon +45 7252 1662.

Formålene med og retsgrundlagene for behandlingerne

Personaleadministration, herunder:

• Behandling af jobansøgninger
• Vurdering af kvalifikationer
• Vurdering af fremtidige jobmuligheder og jobtilbud
• Fastlæggelse af medarbejderprofiler
• HR- og lønadministration
• Tilfredshedsundersøgelser
• Overholdelse af forpligtelser overfor offentlige myndigheder
• Identifikation af medarbejdere, herunder for kunder og samarbejdspartnere
• Udarbejdelse af ansættelseskontrakt, herunder opfyldelse af ansættelsesbevislovens krav til bekræftelse af oplysninger om vilkår
• Registreringer i forhold til pension, forsikring og sundhedsforsikring
• Registreringer i forhold til incitamentsordninger
• Foretage og udøve kontrolforanstaltninger
• Uddele jubilæums-, personale- og julegaver
• Vurderinger og beslutninger vedrørende ansættelsesretlige sanktioner
• Opbevaring af dokumentation for ansættelsesretlige sanktioner
• Identifikation og overholdelse af forpligtelser i henhold til kollektiv overenskomst
• Identifikation og overholdelse af forpligtelser i henhold til lovgivningen, herunder funktionærloven
• Fastlæggelse eller forsvar mod retskrav, herunder såfremt der rejses krav på brud på ansættelsesbevisloven eller godtgørelse for uberettiget afsked eller arbejdsskadekrav
• Kriminalitetsforebyggende øjemed
• Drifts- og sikkerhedsmæssige årsager

Retsgrundlaget for vores behandling af dine almindelige personoplysninger følger af:

• Artikel 6, stk. 1. litra a i databeskyttelsesforordningen, hvoraf det følger, at vi må behandle dine almindelige personoplysninger, hvis du har givet samtykke til dette
  
  
• Artikel 6, stk. 1, litra b i databeskyttelsesforordningen, hvoraf det følger, at vi må behandle dine almindelige personoplysninger, hvis det er nødvendigt som følge af en aftale, du har indgået med os
  
  
• Artikel 6, stk. 1, litra c i databeskyttelsesforordningen, hvoraf det følger, at vi må behandle dine almindelige personoplysninger, hvis det er nødvendigt for at overholde en retlig forpligtelse
  
  
• Artikel 6, stk. 1, litra f i databeskyttelsesforordningen, hvoraf det følger, at vi må behandle dine almindelige personoplysninger, hvis det er nødvendigt for at forfølge en legitim interesse, og at dine interesser, grundlæggende- eller frihedsrettigheder ikke går forud herfor
  
  
• § 12, stk. 1 i databeskyttelsesloven, hvoraf det følger, at vi må behandle dine almindelige personoplysninger i forbindelse med ansættelsesforholdet, hvis det er nødvendigt for at overholde arbejdsretlige forpligtelser eller rettigheder som fastlagt i anden lovgivning eller overenskomster
  
  
• § 12, stk. 2 i databeskyttelsesloven, hvoraf det følger, at vi må behandle dine almindelige personoplysninger i forbindelse med ansættelsesforholdet, hvis er nødvendigt for at forfølge en legitim interesse, som udspringer af anden lovgivning eller overenskomster, og at dine interesser, grundlæggende- eller frihedsrettigheder ikke går forud herfor

Retsgrundlaget for vores behandling af dine følsomme personoplysninger følger af:

• Artikel 9, stk. 2. litra a i databeskyttelsesforordningen, hvoraf det følger, at vi må behandle dine følsomme personoplysninger, hvis du har givet udtrykkeligt samtykke til dette
  
  
• Artikel 9, stk. 2. litra b i databeskyttelsesforordningen, hvoraf det følger, at vi må behandle dine følsomme personoplysninger, hvis det er nødvendigt for at overholde arbejds-, sundheds- og socialretlige forpligtelser
  
  
• Artikel 9, stk. 2, litra e i databeskyttelsesforordningen, hvoraf det følger, at vi må behandle dine følsomme personoplysninger, hvis oplysningerne allerede er offentliggjort af dig
  
  
• Artikel 9, stk. 2, litra f i databeskyttelsesforordningen, hvoraf det følger, at vi må behandle dine følsomme personoplysninger, hvis det er nødvendigt for at et retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares
  
  
• Artikel 9, stk. 2. litra h i databeskyttelsesforordningen, hvoraf det følger, at vi må behandle dine følsomme personoplysninger, hvis det er nødvendigt med henblik på til vurdering af din erhvervsevne
  
  
• § 11, stk. 2, nr. 1 i databeskyttelsesloven, hvoraf det følger, at vi må behandle dit personnummer, når det følger af lovgivningen
  
  
• § 11, stk. 2, nr. 2 i databeskyttelsesloven, hvoraf det følger, at vi må behandle dit personnummer, når du har givet samtykke hertil
  
  
• § 11, stk. 2, nr. 3 i databeskyttelsesloven, hvoraf det følger, at vi må behandle dit personnummer, når det er et naturligt led i den normale drift, og når behandlingen er nødvendigt for at sikre en entydig identifikation af dig, eller når behandlingen kræves af en offentlig myndighed
  
  
• § 12, stk. 1 i databeskyttelsesloven, hvoraf det følger, at vi må behandle dine følsomme personoplysninger i forbindelse med ansættelsesforholdet, hvis det er nødvendigt for at overholde arbejdsretlige forpligtelser eller rettigheder som fastlagt i anden lovgivning eller overenskomster
  
  
• § 12, stk. 2 i databeskyttelsesloven, hvoraf det følger, at vi må behandle dine følsomme personoplysninger i forbindelse med ansættelsesforholdet, hvis er nødvendigt for at forfølge en legitim interesse, som udspringer af anden lovgivning eller overenskomster, og at dine interesser, grundlæggende- eller frihedsrettigheder ikke går forud herfor

Legitime interesser, der forfølges med behandlingen

Som nævnt ovenfor sker vores behandling af dine personoplysninger delvist på baggrund af interesseafvejningsreglen i artikel 6, stk. 1, litra f i databeskyttelsesforordningen.

Retsgrundlaget anvendes i forbindelse med tv-overvågning på vores lokationer. Du oplyses om tv-overvågningen, herunder via tydelig skiltning, og du kan derfor med rimelighed forvente, at behandlingen finder sted. Som medarbejder hos os er kravet om et relevant og passende forhold opfyldt. Behandlingen sker i kriminalitetsforebyggende øjemed og som kontrolforanstaltninger af medarbejdere samt af drifts- og sikkerhedsmæssige årsager, herunder sporing af gods og forebyggelse af ulykker, hvilket anses som legitime interesser.

Ligeledes anvendes retsgrundlaget i forbindelse med behandling af personoplysninger, som du har offentliggjort på sociale medier. Du oplyses om dette i forbindelse med etablering af ansættelsesforholdet, og du kan derfor med rimelighed forvente, at behandlingen finder sted. Som medarbejder hos os er kravet om et relevant og passende forhold opfyldt. Behandlingen vil udelukkende finde sted i forbindelse med en konkret mistanke om illoyal adfærd, hvilket anses som en legitim interesse.

Endelig anvender vi retsgrundlaget i forbindelse med overvågning af it-systemerne. Du oplyses om dette i forbindelse med etablering af ansættelsesforholdet, og du kan derfor med rimelighed forvente, at behandlingen finder sted. Som medarbejder hos os er kravet om et relevant og passende forhold opfyldt. Behandlingen sker af drifts- og sikkerhedsmæssige årsager.

Kategorier af personoplysninger

Vi behandler følgende kategorier af almindelige personoplysninger om dig:

• Oplysninger om adfærdsanalyser
• Oplysninger om adresse
• Oplysninger om arbejds-e-mail-adresser
• Oplysninger om arbejdstelefonnumre
• Oplysninger om billede
• Oplysninger om brug af budgettet
• Oplysninger om brug af identifikationskort eller personlig kode
• Oplysninger om brug af it
• Oplysninger om brug af samt lokation af køretøjer
• Oplysninger om brug af samt lokation af PDA
• Oplysninger om fysisk placering (kontor)
• Oplysninger om lån af materiale
• Oplysninger om komme og gå tider
• Oplysninger om køre- og hviletider
• Oplysninger om lønforhold
• Oplysninger om lønkonto i pengeinstitut
• Oplysninger om navne
• Oplysninger om nærmeste pårørende
• Oplysninger om pas, opholds- og arbejdstilladelse
• Oplysninger om pensionsselskaber
• Oplysninger om personlighedstests
• Oplysninger om placering i organisationshierarki
• Oplysninger om private telefonnumre
• Oplysninger om private e-mail-adresser
• Oplysninger om stillingsbetegnelse
• Oplysninger om tv-overvågningsmateriale
• Oplysninger om uddannelsesmæssige forhold

Vi behandler følgende kategorier af følsomme personoplysninger om dig:

• Oplysninger om cpr-numre
• Oplysninger om lovovertrædelser
• Oplysninger om straffedomme
  
  
• Oplysninger om fagforeningsforhold
• Oplysninger om helbred

Vi behandler ikke andre følsomme personoplysninger om dig, end dem som er listet ovenfor. Hvis du imidlertid selv udleverer følsomme personoplysninger til os, betragter vi det som dit samtykke til, at vi må opbevare personoplysningerne. Personoplysningerne vil ikke blive brugt i andre sammenhænge.

Modtagere af personoplysninger inden for EU/EØS

Vi videregiver eller overlader dine personoplysninger til følgende modtagere:

• Advokater
• Arbejdsgivernes Centrale Ferieregister
• Arbejdsmarkedets Tillægspension (ATP)
• Arbejdsskadestyrelsen
• Forsikringsselskaber
• Interne selskaber i koncernen
• Offentlige myndigheder
• Pengeinstitutter
• Pensionsselskaber
• Personaleforeninger
• Revisorer
• SKAT
• Uddannelsesinstitutioner
  
  
• Databehandlere. Du kan se listen af databehandlere ved at klikke på nedenstående link:
  
  Databehandlere

Modtagere af personoplysninger i tredjelande eller internationale organisationer

Vi videregiver eller overlader ikke dine personoplysninger til modtagere uden for EU eller EØS.

Kilder

I forbindelse med etablering af ansættelsesforholdet, vil du selv have givet os de fleste personoplysninger.

Derudover behandler vi personoplysninger fra:

• Advokater
• Arbejdsmarkedets Tillægspension (ATP)
• Arbejdsskadestyrelsen
• Forsikringsselskaber
• Interne selskaber i koncernen
• Offentlige myndigheder
• Pensionsselskaber
• SKAT
• Sociale medier

Opbevaring

Vi opbevarer dine personoplysninger, imens ansættelsesforholdet består. Personoplysningerne opbevares i op til 5 år fra udgangen af det år, ansættelsesforholdet ophører.

Tv-overvågningsmateriale opbevarer vi i op til 30 dage.

I tilfælde af en konkret sag, og efter en konkret vurdering, kan oplysningerne opbevares i længere tid.

Automatiske afgørelser og profilering

Vi anvender ikke automatiske afgørelser eller profilering.

Retten til at trække samtykker tilbage

Du har til enhver tid ret til at trække samtykker tilbage.

Du kan trække dit samtykke tilbage ved at kontakte os via de kontaktoplysninger, der fremgår ovenfor.

Dine rettigheder

Du har efter databeskyttelsesforordningen en række rettigheder i forhold til vores behandling af dine personoplysninger.

Du kan gøre brug af dine rettigheder ved at kontakte os via de kontaktoplysninger, der fremgår ovenfor.

Ret til indsigt

Du har ret til at få indsigt i samt en kopi af de personoplysninger, som vi behandler om dig.

Ret til berigtigelse

Du har ret til at få urigtige personoplysninger om dig rettet.

Ret til sletning

I særlige tilfælde har du ret til at få slettet personoplysninger om dig, inden tidspunktet for vores almindelige generelle sletning indtræffer.

Ret til begrænsning af behandling

Du har i visse tilfælde ret til at få behandlingen af dine personoplysninger begrænset. Hvis du har ret til at få begrænset behandlingen, må vi fremover kun behandle personoplysninger, bortset fra opbevaring, med dit samtykke, eller med henblik på at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, eller for at beskytte en person eller vigtige samfundsinteresser.

Ret til indsigelse

Du har i visse tilfælde ret til at gøre indsigelse mod vores ellers lovlige behandling af dine personoplysninger. Ligeledes kan du gøre indsigelse mod behandling af dine personoplysninger til direkte markedsføring.

Ret til dataportabilitet

Du har i visse tilfælde ret til at modtage dine personoplysninger i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format samt at få overført disse personoplysninger fra en dataansvarlig til en anden uden hindring.

Du kan læse mere om dine rettigheder i Datatilsynets vejledning om de registreredes rettigheder, som du finder på adressen https://www.datatilsynet.dk.

Klage til Datatilsynet

Du har ret til at indgive en klage til Datatilsynet, hvis du er utilfreds med den måde, vi behandler dine personoplysninger på.

Du finder Datatilsynets kontaktoplysninger på adressen https://www.datatilsynet.dk.

Dokumentet er senest opdateret den 16. september 2020.